傳統檔案管理業務流程，在當前信息化條件下存在一 些現實問題，需要根據信息化條件與工作實踐，對管理流程 進行重新梳理與模式再造。例如，有些檔案系統從辦公自動化系統接轉而來的文件只能人工逐條處理，不能與歸檔檔案數據庫實現信息及數據的互聯、共享，重復建設和數據“打 架”現象時有發生;
勘測設計的成果(圖紙、技術報告)還不能實現自動歸檔，需手動歸檔或掃描歸檔;現行系統在檔案在檔案密集架上保存、鑒定與利用方面主要依賴檔案管理人員手動操作完成。“集中”、“反復”成為傳統檔案管理遇到的最主要的困境。
檔案管理需要大多數部門的參與，檔案管理單位需要通過健全的特色管理體系，明確每個人在項目智能檔案密集架管理中的責任、工作內容及目標，劃定檔案管理與利用各個環節的細節化管理與精細化流程，變靜態管理為動態管理，逐步推進精益檔案管理的建設步伐。
同時，檔案作為知識資源的主要載體，承載著企業豐富的智力資源，蘊藏著寶貴的知識源泉。企業的多項業務，都與檔案業務有流程和數據層面的關聯。 因此通過數字檔案室智能密集架建設，將“精細管理”思想貫穿全程， 改進檔案管理體系，實現與相關信息系統集成，才能更好地服務于勘測設計企業主營業務，發揮知識的價值、智慧寶庫的功能。
